ヘルプ（全体像と役割別ガイド）

このページは、CV‑FormLink の 「全体の流れ」と「役割ごとの使い方」をまとめたヘルプです。
取引先管理者・点検者それぞれの視点から、「どの画面で何をすればいいのか」をざっくり把握できます。

1. このシステムの目的

• 建物・設備点検の記録を Web フォームで統一し、抜け漏れを防ぐ。
• 建物ごとに不要な項目を隠し、「必要な質問だけ」に集中できるようにする。
• 点検結果から Excel 報告書を自動生成し、報告書作成の手作業を削減する。
• 裏側でAI が報告書生成やチェックの一部をサポートし、 人は入力と確認に専念できるようにする。

2. 役割と画面の対応関係

2-1. 主な役割（ロール）

• 取引先管理者
  フォームの対象外設定、建物フォルダの作成、フォーム URL / QR の配布を行います。
• 点検者（ビル管理会社スタッフ）
  発行されたフォームに回答し、点検作業の記録を残します。
• 報告書確認者（安全衛生・設備担当など）
  作成された Excel 報告書の内容を確認します。

2-2. 各画面のざっくりした役割

• /fill（入力フォーム）
  点検者が実際に使用するメイン画面です。
  建物ごとの URL / QR を開くと、その建物専用のフォームが表示されます。
• /user-builder（ユーザービルダー）
  取引先管理者向け。
  建物ごとのフォーム読込／対象外設定／建物フォルダ作成＋URL・QR 発行を行います。
• /preview（プレビュー）
  ビルダーで設定した結果がフォームにどう反映されるか、見た目を確認するための画面です。
• /builder（社内ビルダー）
  システム開発・保守専用です。取引先管理者・点検者は通常アクセスしません。
• /manual（マニュアル）
  点検者向けの詳細マニュアル（作業手順・注意点）です。
• /help（この画面）
  システムの全体像と、役割ごとの使い方をまとめたガイドです。

3. 点検者向け：最短 3 ステップガイド

詳細は 「マニュアル」 ページに記載があります。ここでは最短の流れだけまとめます。

1. フォーム URL / QR を開く
   • 管理者から共有されたリンク・QR からアクセスします。
   • 画面のタイトルに対象建物名が表示されているか確認します。
2. 上から順にページを進め、必須項目（＊）をすべて入力する
   • basic ページで 点検日, ReportSheet（タブ名）, 点検者名 を必ず確認してください。
   • セクションページでは、「＊」付き項目はすべて入力します。 プルダウン項目は、 異常がある場合のみ選択します。
3. 最終確認 → 報告書作成 → 完了画面のリンクを確認
   • review ページで内容を確認し、「報告書作成 →」を押します。
   • 完了画面で 30〜35秒ほど待つと、AI が関わる自動処理が終わり、 報告書リンクが表示されます。

※注意：「報告書作成 →」を押したあとにブラウザを閉じたり、戻るボタンを連打しないでください。

4. 管理者向け：建物ごとの準備と運用

4-1. 建物用フォームの読込と対象外設定

/user-builder 画面から、建物用フォームを読み込んで調整します。

1. 「建物用フォームを読み込む」で対象の建物フォルダを選択し、「読込」を押します。
2. 読み込んだフォームの構成が、左側のセクション一覧として表示されます。
3. 「対象外(非適用)設定」で、表示しないセクションや項目をオン／オフで切り替えます。
   • 緑＝表示中、赤＝非表示（対象外）です。
   • 「対象外」にした項目は、フォーム上では非表示になり、報告書でも枠ごと削除されます。

※よくあるミス：本来必要な項目まで対象外にしてしまうと、報告書上に欄が出ません。 テスト用の建物で一度プレビュー・試験入力しておくと安全です。

4-2. 建物フォルダ作成 + フォーム URL / QR の発行

ユーザービルダー下部の「建物フォルダ作成とURL発行」で、建物ごとのフォルダとフォーム URL / QR を生成します。

1. 建物名を入力（例：テストA）。正式名称で統一してください。
2. 「建物フォルダ作成 + URL発行」ボタンを押します。
3. AI を含むバックエンド処理 + Power Automate フローが起動し、OneDrive 上に建物フォルダ + 雛形フォームを作成します。
4. 下部のステータス枠にて、進捗バー・フォームURL・QRコードが表示されます。

運用ポイント：

• 表示されたフォーム URL を点検者に配布します（メール・チャット・紙に印刷したQRなど）。
• QR コード画像は必要に応じて保存し、現場の掲示板などに貼り出すこともできます。

4-3. フォーム内容を変更したいとき

• 対象外(非適用)設定で項目を追加／削除した場合は、テスト用にフォームを開いて動作確認してください。
• 既存建物の項目構成を大きく変える場合は、 報告書 Excel のレイアウトとの整合性に注意が必要です（必要に応じてシステム担当と相談してください）。

5. 報告書ファイルの保管とおすすめ運用

報告書の正式な保管場所については、次のような運用をおすすめします。

1. OneDrive /reports フォルダを「正式版」とする
   • 02_Cliants/FirstService 配下の<user>_<seq>_<bldg>/reports を公式の保管場所とします。
   • 管理者はこのフォルダを基準に、最新の報告書を参照するようにします。
2. 共有リンクで点検者・確認者へ配布
   • フローで匿名閲覧リンク（view）を発行し、完了画面に表示します。
   • 必要に応じて、報告書の URL をメールや Teams のチャネルに貼り付けても構いません。
3. 自社のファイルサーバへコピーする場合
   • 必要に応じて、正式版を社内の別ストレージへ定期コピーする運用も検討できます。
   • その場合でも、「元データは OneDrive の reports」と決めておくと整理しやすくなります。

6. トラブルシューティング（管理者向け）

• Q. 完了画面に報告書リンクが表示されない
  まず確認：
  1. 該当建物フォルダの reports を開き、最新の日付のファイルがあるか確認。
  2. ファイルがあるがリンクが出ない → フロー内の「共有リンク作成」が失敗している可能性があります。
  3. ファイル自体がない → AI を含む自動処理／Power Automate が途中で失敗している可能性があります（実行履歴を確認）。
• Q. 前回報告書リンクが「見つかりません」と出る
  • その建物の reports フォルダにまだ報告書ファイルがないか、ファイル名変更などで参照できていない状態です。
  • 過去分を OneDrive 上で整備することで解消できるケースがあります。
• Q. 同じ日に 2 本以上の報告書ができてしまった
  • 送信ボタンを複数回押してしまった場合などに発生します。
  • 実運用としては、 最後に正しく作成されたものを有効とし、それ以外をアーカイブする運用がおすすめです。

7. システム担当・サポートに連絡するときに伝える情報

システム担当や外部サポートに調査を依頼する場合、次の情報があると非常に助かります。

• 問題が起きた建物名（例：テストA）
• 点検日（例：2025-11-30）
• タブ名（例：20251130、20251130_2）
• 点検者名
• どの画面で／どのボタンを押したときに問題が起きたか
• 画面やメールに traceId / statusPath などが表示されている場合は、その文字列

このヘルプでカバーしきれていないケースや、運用ルールの相談が必要な場合は、
「どの建物で・いつ・どのような操作をしたか」を整理してからお問い合わせいただくとスムーズです。
裏側では AI が自動処理を支えていますが、最終的な運用判断は現場と管理者の役割です。